Schoonmaak en andere terugkerende taken plannen
Het schoonmaken van de Koninkrijkszaal, tuinwerk, sneeuwruimen en vergelijkbaar werk plan je onder Gemeente > Plan > Taken. Een taak kan week om week tussen velddienstgroepen wisselen: deze week maakt groep 1 schoon, volgende week groep 2, en daarna begint het opnieuw.
Technische toewijzingen zijn voor geluid, video, microfoons en vergelijkbare diensten bij de vergaderingen, en elke toewijzing gaat naar één persoon. Alleen een taak kan naar een hele velddienstgroep gaan en week om week wisselen, dus plan het schoonmaken onder Taken.
Je ziet deze pagina als je taken mag bewerken.
Twee groepen om en om, stap voor stap
- Open Gemeente > Plan > Taken en kies Taak aanmaken.
- Laat Categorie op Schoonmaak staan en vul een Titel in, bijvoorbeeld Schoonmaak na de vergadering. De beschrijving is optioneel; daar kun je zetten wat er gedaan moet worden.
- Bepaal of de taak bij een vergadering hoort (zie de twee varianten hieronder) en stel Gekoppelde vergadertypen (optioneel) daarop in.
- Laat Frequentie op Wekelijkse rotatie staan en kies de Startweek: de week waarin de eerste groep aan de beurt is.
- Kies onder Rotatieweken in het vak Week 1 Toegewezene toevoegen... en kies de eerste groep uit het gedeelte Velddienstgroepen van de lijst.
- Kies Week toevoegen en kies de tweede groep voor Week 2.
- Kies Opslaan.
De rotatie herhaalt zichzelf: week 3 is weer groep 1, week 4 groep 2. Bij drie of meer groepen voeg je per groep één week toe. Als twee groepen samen schoonmaken, zet je ze allebei in dezelfde week. In plaats van een groep kun je ook afzonderlijke personen of de hele gemeente kiezen.
De kaart op de takenpagina toont daarna onder Aankomende toewijzingen de eerstvolgende datums, zodat je de volgorde meteen na het opslaan kunt controleren.
Variant 1: gekoppeld aan een vergadering
Kies dit als het schoonmaken na een bepaalde vergadering plaatsvindt, bijvoorbeeld na de weekendvergadering.
- Selecteer bij Gekoppelde vergadertypen (optioneel) precies één vergadertype, bijvoorbeeld Weekendvergadering.
- De taak hoort dan bij de vergadering van die week en wordt daarbij getoond.
- Geen vergadering, geen schoonmaak: in een week waarin deze vergadering niet plaatsvindt, bijvoorbeeld tijdens een congres, bestaat de taak voor die week niet. Niemand wordt gevraagd een zaal schoon te maken die niet is gebruikt.
- De rotatie telt kalenderweken. De groep van wie de week vervalt, hoeft in die week niet schoon te maken, en de week erna gaat het verder zoals gepland.
Maakt jullie gemeente na beide vergaderingen schoon, maak dan twee taken aan: één voor de Leven-en-dienenvergadering en één voor de weekendvergadering. Met meerdere vergadertypen in één taak kan CongPlan niet bepalen bij welke vergadering een week hoort, dus blijft de taak ook in weken zonder vergadering bestaan.
Variant 2: los van de vergaderingen
Kies dit voor werk dat elke week moet gebeuren, ongeacht welke vergaderingen plaatsvinden, bijvoorbeeld gras maaien of een wekelijkse schoonmaak buiten de vergaderingen.
- Laat Gekoppelde vergadertypen (optioneel) leeg.
- De taak verschijnt elke week, ook in congresweken, en roteert op dezelfde manier als hierboven beschreven.
Wat de groepen zien
Iedereen in de groep die in een week aan de beurt is, ziet de taak in het persoonlijke rooster voor die week. Planners zien alle taken op de takenpagina en kunnen een kaart openen om de rotatie later te wijzigen. Alle velden van een taak staan beschreven onder Taken.