Activiteitenlogboek

Gemeente > Systeem > Activiteitenlogboek laat zien wat er in je gemeente is gewijzigd. Elke vermelding beantwoordt vier vragen: wanneer het is gebeurd, wie het heeft gedaan, wat voor soort wijziging het was, en welk object erdoor is beïnvloed.

Het logboek is er zodat een planningsvraag met een feit in plaats van een gok kan worden opgelost — wie die toewijzing heeft verplaatst, wanneer een instelling is omgezet, waarom een dienst plotseling weg is.

Wie het kan openen

Het Activiteitenlogboek maakt geen deel uit van de standaard kijktoegang. Er is minstens één Bewerken-recht nodig, of Beheerder. Iemand met alleen bekijkrechten ziet het item niet in de navigatie en kan de pagina niet openen.

Daarnaast beperkt het logboek zich per persoon: je ziet altijd alleen de gebieden die je eigen Bewerken-rechten dekken. Deze filtering gebeurt op de server, dus een gebied dat je niet mag zien ontbreekt werkelijk in het resultaat, en is niet slechts in de browser verborgen.

Jouw Bewerken-recht	Maakt deze vermeldingen zichtbaar
Vergaderingen	Vergaderingen en programmaonderdelen
Technische toewijzingen	Technische toewijzingen en hun sjablonen
Velddienstbijeenkomsten	Velddienstbijeenkomsten
Velddienstgroepen	Velddienstgroepen
Gebruikers	Gebruikers en afwezigheden
Taken	Taken en taakoverschrijvingen
Instellingen	Gemeente-instellingen en anderstalige groepen
Openbaar getuigenis	Plannen, locaties, diensten en aanmeldingen
Uitgaande openbare lezingen	Toewijzingen van lezingen en de themacatalogus voor openbare lezingen
Bezoek van de kringopziener	Het bezoek van de kringopziener
Mededelingen	Mededelingen
Beheerder	Alles hierboven, plus geregistreerde apparaten en passkeys

Twee van deze regels zijn bewust zo gemaakt en het is de moeite waard ze te kennen:

• Vergaderingen. De vergadergeschiedenis omvat doordeweeks en weekend samen en kan niet per vergadertype worden gesplitst, dus om die te lezen is het volledige Bewerken-recht Vergaderingen nodig. De smallere plannerrechten voor één vergadertype openen die niet.
• Apparaten en passkeys. Vermeldingen over geregistreerde apparaten en passkeys blijven alleen bij Beheerder, zelfs voor iemand die gebruikers mag bewerken.

Als je een link volgt naar een gebied dat je niet mag zien, zegt CongPlan dat duidelijk, in plaats van een lege lijst te tonen. Zie Rechten voor wat elk recht dekt.

Wat wordt vastgelegd

CongPlan legt wijzigingen aan gemeentegegevens vast. Er wordt een vermelding geschreven wanneer iemand

• een object aanmaakt, bijwerkt of verwijdert,
• iets publiceert of annuleert,
• een persoon toewijst of een toewijzing verwijdert,
• programmaonderdelen herschikt,
• zich aanmeldt voor of terugtrekt uit een dienst voor openbaar getuigenis,
• de rechten van iemand wijzigt, of
• gegevens importeert of in bulk aanmaakt.

De gedekte gebieden zijn vergaderingen en programmaonderdelen, technische toewijzingen en hun sjablonen, velddienstbijeenkomsten, velddienstgroepen, anderstalige groepen, gebruikers, afwezigheden, taken en taakoverschrijvingen, gemeente-instellingen, plannen, locaties, diensten en aanmeldingen voor openbaar getuigenis, uitgaande openbare lezingen en de themacatalogus voor openbare lezingen, het bezoek van de kringopziener, mededelingen en — voor beheerders — geregistreerde apparaten en passkeys.

Sommige vermeldingen hebben geen persoon als auteur. Wijzigingen die door een automatisch proces zijn gedaan, bijvoorbeeld de geplande programma-generatie, worden vastgelegd met de automatisering in plaats van een persoon.

Wat niet wordt vastgelegd

De hiaten kennen is net zo belangrijk als de inhoud kennen:

• Lezen wordt nooit gelogd. Het openen van een pagina, een plan of iemands profiel laat geen vermelding achter. Het logboek beantwoordt “wie heeft dit gewijzigd”, niet “wie heeft dit bekeken”.
• Aanmeldingen en sessies verschijnen niet in het Activiteitenlogboek.
• Gegevensexports verschijnen niet. Het exporteren van je eigen gegevens laat hier geen vermelding achter.
• Er wordt geen technische vingerafdruk opgeslagen. Een vermelding bevat geen IP-adres, geen browser en geen apparaatidentificatie.
• Nooit geheimen. Wachtwoorden, tokens, sleutels, uitnodigingscodes en passkey-gegevens zijn uitgesloten van wat een vermelding mag bevatten. Er wordt van meet af aan alleen een toegestane lijst van velden vastgelegd.
• Overdrachtsverzoeken hebben eigen vermeldingen. Versturen, overnemen, afwijzen en intrekken van een verzoek schrijven elk een vermelding onder Alle overdrachten van de gemeente; de toewijzing die is verplaatst verschijnt bovendien als een wijziging van de toewijzing.
• De automatiseringsinterface houdt een eigen, apart record bij. Een wijziging die erdoor is geschreven verschijnt hier zoals elke andere wijziging, maar het record van de interface-aanroepen zelf wordt apart bijgehouden en niet op deze pagina getoond.

Wat een vermelding bevat

De lijst toont één leesbare zin per wijziging, nieuwste eerst. Op elke schermbreedte gebruikt de pagina dezelfde eenkolomsindeling: tijdstempel en actiepictogram, wie wat heeft gewijzigd, korte regels met gewijzigde velden, daarna contextlabels zoals het domein, het vergadertype of de betrokken datum. Zinnen over toewijzingen noemen de persoon die de toewijzing kreeg, in plaats van dat feit in een aparte kolom te verbergen.

Het selecteren van een zin opent de details:

• Metagegevens — object, auteur, tijdstempel en actie, plus het vergadertype en de betrokken datum waar van toepassing.
• Betrokken gebruikers — de mensen om wie het bij deze wijziging gaat. Bij een toewijzing is dat de toegewezen persoon, niet de planner die hem heeft toegewezen.
• Wijzigingsdetails — welke velden zijn gewijzigd, weergegeven als oude waarde → nieuwe waarde.
• Technische details — de ruw opgeslagen gegevens, om een onduidelijk geval na te trekken.

Filteren en zoeken

Vijf filters beperken de lijst, en ze zijn te combineren:

• Zoeken doorzoekt de tekst van de vermeldingen.
• Persoon. Typ minstens twee letters van een naam en CongPlan biedt bijpassende personen aan. Als je er een kiest, stel je een persoons-chip in. Let op wat het doet: het vindt de vermeldingen die die persoon betreffen, niet die hij heeft uitgevoerd. Gedeactiveerde personen worden nog steeds aangeboden, want een zoekopdracht in de geschiedenis moet ze nog kunnen vinden.
• Gewijzigd door vindt vermeldingen die door een gekozen persoon of door het Systeem zijn gedaan. Dit staat bewust los van het filter voor de betrokken persoon.
• Domein beperkt de lijst tot één gebied.
• Actie beperkt die tot één soort wijziging, bijvoorbeeld alleen verwijderingen.

Filters herstellen wist ze allemaal in één keer; de knop draagt het aantal op dat moment actieve filters. Op een telefoon staan de domein- en actiefilters achter de filterknop, terwijl zoeken binnen bereik blijft.

Het filter voor de betrokken persoon en het filter Gewijzigd door maken deel uit van het pagina-adres, dus een gefilterde weergave kan worden gebookmarkt of doorgegeven. Zoeken, domein en actie gelden alleen voor het huidige bezoek.

De lijst laadt in blokken. Meer laden haalt het volgende, oudere blok vermeldingen op.

De geschiedenis van één object

Je hebt zelden het logboek van de hele gemeente nodig. Wijzigingsgeschiedenis bekijken opent een paneel over de vergadering, persoon, taak, mededeling of andere detailweergave die je al bekijkt. Het paneel is aan dat object gebonden en heeft geen dubbele filters. Als je een vermelding kiest, opent de detailweergave als subweergave; sluit je het paneel, dan kom je terug bij het object zonder je plek kwijt te raken.

Oude bookmarks en gedeelde links naar /admin/audit-log blijven geldig. Ze openen dezelfde begrensde objectgeschiedenis op de pagina Activiteitenlogboek, waarbij de andere filters verborgen blijven totdat het objectfilter wordt verwijderd.

Als het object inmiddels is verwijderd, of als de link verwijst naar iets dat CongPlan niet kan herleiden, zegt de pagina dat, in plaats van een lege geschiedenis te tonen. Een object dat nog bestaat, maar waaraan nooit iets is gewijzigd, zegt dat ook, in zijn eigen woorden.

Voettekst met laatste wijziging

Detailweergaven van vergaderingen, velddienstbijeenkomsten, gebruikers, taken, mededelingen, uitgaande lezingen en bezoeken van de kringopziener tonen wanneer het object voor het laatst is gewijzigd. Een kijker die precies dat object mag bewerken, ziet ook wie het heeft gewijzigd en kan Alle wijzigingen bekijken openen. Gebruikers met alleen kijkrechten zien de datum, maar niet de naam van de bewerker en geen knop voor de geschiedenis.

Gegevensbescherming

Het Activiteitenlogboek legt vast wat mensen hebben gedaan, dus behandel het als wat het is: een vastlegging over personen.

• Het verlaat de gemeente nooit. Vermeldingen zijn beperkt tot je gemeente; geen andere gemeente kan ze lezen.
• Het anonimiseren van een persoon reikt tot in het logboek. De persoon wordt verwijderd uit de betrokken gebruikers van bestaande vermeldingen, en zijn naam en contactgegevens worden vervangen in de opgeslagen wijzigingsdetails. Vermeldingen die hij heeft uitgevoerd blijven bestaan, maar zonder de oorspronkelijke naam.
• Vermeldingen worden niet voor altijd bewaard. De bewaartermijnen staan op één plek vermeld, in Gegevensprivacy — die pagina is de enige bron ervoor, en deze pagina herhaalt ze bewust niet.

Gerelateerd

• Rechten
• Gebruikersbeheer
• Gegevensprivacy