Gegevensprivacy en je gegevens

Deze pagina legt in gewone taal uit hoe CongPlan met je gegevens omgaat en welke tools je hebt om ze te beheren.

Niet de juridische tekst

Dit is een handleiding, geen juridisch document. De bindende privacyverklaring en het colofon staan op de CongPlan-website — zie Waar de juridische teksten staan. Waar beide ooit van elkaar afwijken, is de website doorslaggevend.

Onze toezeggingen

• Je gegevens blijven bij je gemeente. Elke gemeente is afgeschermd; leden van de ene gemeente kunnen de gegevens van een andere niet zien.
• Geheimen worden nooit geëxporteerd. Wachtwoorden, beveiligingssleutels en apparaattokens maken nooit deel uit van een gegevensexport — alleen de aantallen ervan, waar relevant.
• Cookievrije statistieken. Gebruiksstatistieken worden verzameld zonder trackingcookies.

Welke gegevens CongPlan verwerkt

Op hoofdlijnen slaat CongPlan de gegevens op die nodig zijn om vergaderingen van de gemeente en de velddienst te plannen:

• Profiel- en stamgegevens — naam, contactgegevens, relevante datums en rollen.
• Toewijzingen en vergadergeschiedenis — wie voor wat en wanneer was ingepland.
• Verzoeken en meldingen — overdrachtsverzoeken, herinneringen en je meldingsvoorkeuren.
• Zichtbaarheid van het openbare rooster — als beheerders de openbare QR-pagina inschakelen, kan die vergadertijden, verzamelpunten voor de velddienst en optioneel verkorte namen bij programmadetails tonen.
• Instellingen en akkoordverklaringen — je voorkeuren en de juridische documenten die je hebt geaccepteerd.

Dit is een gecategoriseerd overzicht, geen volledig register. De gezaghebbende lijst staat in de privacyverklaring op de website, die hieronder is gelinkt.

Je rechten en de selfservicetools

CongPlan bouwt de meestvoorkomende rechten op het gebied van gegevensbescherming rechtstreeks in de app in.

Je gegevens exporteren

Open Ik > Account en zoek de kaart Gegevensexport. Mijn gegevens exporteren downloadt alles wat over je is opgeslagen als een machineleesbaar JSON-bestand (AVG art. 15/20). Andere personen verschijnen alleen als ID en weergavenaam, zonder hun contactgegevens. Elke aangemelde gebruiker kan zijn eigen gegevens exporteren.

Je gegevens corrigeren

Om je stamgegevens te corrigeren — je naam, contactgegevens of belangrijke datums — vraag je een beheerder of secretaris van je gemeente (AVG art. 16). Zij voeren de wijziging door in het gebruikersbeheer, en de correctie wordt daarna met iedereen gesynchroniseerd.

Zichtbaarheid van het openbare rooster

De openbare roosterpagina wordt door beheerders beheerd in de gemeente-instellingen. Standaard toont die geen namen. Als programmadetails zijn ingeschakeld, worden namen verkort tot voornaam plus de eerste letter van de achternaam.

Vraag een beheerder om de instelling te controleren of de openbare link te vernieuwen als een QR-code met de verkeerde zichtbaarheid is afgedrukt of te breed is gedeeld.

Een persoon verwijderen (anonimisering)

Iemand met het bewerkrecht Gebruikers kan een persoon vanuit het gebruikersbeheer anonimiseren (AVG art. 17), na bevestiging van de actie met een passkey. Dit verwijdert permanent de persoonlijke gegevens, inloggegevens en meldingen van de persoon. De planning en vergadergeschiedenis blijven bewaard, maar zonder enige persoonlijke verwijzing. Anonimisering is onomkeerbaar — het is niet hetzelfde als het tijdelijk deactiveren van een account.

Bewaring in één oogopslag

• Een persoon wordt ongeveer 24 maanden nadat die voor het laatst online was automatisch geanonimiseerd. Als die persoon nooit is ingelogd, begint de termijn wanneer het record is aangemaakt. De aparte schakelaar Actief heeft geen invloed op deze termijn, zodat ook iemand die nog als actief staat automatisch kan worden geanonimiseerd. Hiervoor wordt hetzelfde onomkeerbare proces gebruikt dat hierboven is beschreven.
• De vastlegging van wijzigingen wordt 12 maanden bewaard. Eén termijn geldt voor beide plaatsen waar CongPlan een wijziging vastlegt: het Activiteitenlogboek in de app, inclusief de wijzigingsgeschiedenis van een afzonderlijk record, en de aparte vastlegging die de automatiseringsinterface van haar eigen aanroepen bijhoudt. Oudere vermeldingen worden automatisch verwijderd, en de termijn telt vanaf de datum van de wijziging zelf.

Twee dingen doet deze termijn niet:

• Ze verwijdert de vastlegging van een wijziging, niet de gewijzigde gegevens. Een vergadering, een toewijzing of de stamgegevens van een persoon worden niet verwijderd omdat hun logvermeldingen de 12 maanden hebben bereikt — daarvoor gelden eigen regels.
• Ze ruimt de geschiedenis van een verwijderd object niet vroegtijdig op. Wordt een vergadering verwijderd, dan blijven de vermeldingen erover bestaan totdat ze zelf de 12 maanden bereiken.

Dit zijn algemene richtlijnen; de privacyverklaring op de website is doorslaggevend.

Zoeken in deze documentatie

Wanneer u in het zoekveld van deze documentatie typt, ontvangen de gebruiksstatistieken van CongPlan (Umami) de ingevoerde zoekterm, omgezet naar kleine letters en ingekort tot 60 tekens, samen met het pad van de pagina waarop u zich bevindt. Dit gebeurt als u een seconde stopt met typen, en nog een keer als de zoekopdracht geen resultaat oplevert. De zoekterm wordt verstuurd zoals u hem hebt ingevoerd; voer dus geen persoonsgegevens in het zoekveld in.

Waar de juridische teksten staan

De bindende documenten zijn gepubliceerd op de CongPlan-website:

Document	Link
Privacyverklaring	www.congplan.app/en/privacy (opent in nieuw tabblad)
Colofon	www.congplan.app/en/legal-notice (opent in nieuw tabblad)

Ze behandelen de verwerkingsverantwoordelijke, de hosting, serverlogboeken, statistieken, je rechten als betrokkene, het recht van bezwaar en hoe je contact opneemt met een toezichthoudende autoriteit.

Gerelateerd

• Activiteitenlogboek — welke wijzigingen CongPlan vastlegt, welke niet, en wie ze mag lezen